Beste collega,

Graag deel ik hierbij het volledige verslag van de LVAK-bijscholing (de vereniging voor aandacht functionarissen huiselijk geweld en kindermishandeling), waarin de thema’s dossiervorming, het juridisch kader en de meldcode centraal stonden.

Belang van de meldcode Werken met mensen brengt verantwoordelijkheid met zich mee, zeker wanneer er signalen zijn van onveiligheid zoals huiselijk geweld of kindermishandeling. De meldcode helpt professionals om deze signalen serieus en zorgvuldig te benaderen. Het biedt een stappenplan dat ondersteunt bij het maken van weloverwogen keuzes, zodat niet wordt gehandeld vanuit twijfel of alleen op gevoel.

Het gebruik van de meldcode draagt bij aan tijdige signalering en vergroot de kans dat passende hulp wordt ingezet. Daarmee is het een belangrijk instrument om de veiligheid en het welzijn van cliënten, en in het bijzonder kwetsbare kinderen en ouderen, te beschermen.

Algemene indruk
De bijscholing werd goed bezocht en bood een waardevolle combinatie van theorie en praktijk. Wij deelnemers kregen inzicht in actuele wet- en regelgeving en de vertaling daarvan naar de dagelijkse beroepspraktijk.

Dossiervorming
Tijdens de bijscholing is uitgebreid stilgestaan bij het belang en de verplichtingen rondom dossiervorming:

• Het bijhouden van een dossier is een wettelijke verplichting, ook zonder toestemming van de cliënt.
• Een cliënt kan aangeven geen dossier te willen, maar dit is geen optie: als therapeut ben je verplicht een dossier bij te houden.
• De therapeut is de eigenaar van het dossier; de cliënt is geen mede-eigenaar.
• Toestemming vragen voor dossiervorming is niet nodig, wel geldt een informatieplicht richting de cliënt over doel, inhoud en rechten.
• De cliënt heeft recht op inzage in het dossier, ook realtime (bijvoorbeeld door mee te kijken).
• De cliënt mag feitelijke correcties laten aanbrengen (zoals naam en adres), maar geen inhoudelijke wijzigingen in de behandeling.
• De cliënt kan een verzoek tot vernietiging van het dossier indienen. De therapeut is niet verplicht dit verzoek te honoreren. Let op: bij vernietiging vervalt de mogelijkheid om bij klachten terug te vallen op het dossier.

Inzagerecht bij minderjarigen

• Tot 12 jaar: ouders/verzorgers hebben recht op inzage.
• Tussen 12 en 16 jaar: zowel ouders als kind hebben recht op inzage.
• Vanaf 16 jaar: alleen de jongere zelf heeft recht op inzage.
• Bij kinderen onder de 16 jaar heeft de niet-gezaghebbende ouder geen recht op inzage, maar wel recht op algemene informatie.
• Wanneer een ouder aangeeft gezag te hebben, mag je hier in principe van uitgaan; zo nodig kan dit gecontroleerd worden via het gezagsregister.

Wat houdt het recht op informatie in bij een niet-gezaghebbende ouder?

Een niet-gezaghebbende ouder heeft geen recht op inzage in het volledige dossier van het kind. Wel heeft deze ouder recht op algemene informatie over de ontwikkeling en het welzijn van het kind.

• Je mag informatie geven over hoe het met het kind gaat (bijvoorbeeld voortgang of algemeen functioneren).
• Je verstrekt géén volledige dossierinzage, verslagen of gedetailleerde behandelinhoud.
• Je deelt geen informatie die de privacy van het kind schaadt of het belang van het kind in gevaar brengt.

Daarnaast geldt dat wanneer het verstrekken van informatie niet in het belang van het kind is, je als professional kunt besluiten om (gedeeltelijk) geen informatie te geven.

Het uitgangspunt blijft dat je zorgvuldig afweegt wat je deelt, binnen het kader van je beroepsgeheim en altijd in het belang van het kind.

Kwaliteit en inhoud van het dossier

• Rapporteer objectief en feitelijk.
• Maak onderscheid tussen feiten en interpretaties; vermijd aannames.
• Onderbouw feiten zorgvuldig en werk met actuele informatie.
• Blijf binnen je eigen deskundigheid en stel geen diagnoses als je daartoe niet bevoegd bent.
• Dit geldt ook voor eventuele persoonlijke aantekeningen of een schaduwdossier.
• Langer bewaren mag, korter alleen onder voorwaarden

Juridisch kader
Tijdens dit onderdeel werd ingegaan op relevante wetgeving en verantwoordelijkheden:

• Beroepsgeheim en privacy (AVG)
• Rechten van cliënten
• Verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid van de therapeut

Daarnaast is besproken:

In crisissituaties beslist de burgemeester over een eventuele dwangopname. Bij uithuisplaatsing ligt de beslissing bij de rechter.

De bewaarplicht voor dossiers van een psychosociaal therapeut volgt in Nederland in de basis de regels uit de WGBO (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst). Die maakt onderscheid in bewaartermijn, maar niet zozeer per leeftijdsgroep, wel is de start van de termijn bij minderjarigen belangrijk.

Algemene bewaartermijn

Een dossier moet minimaal 20 jaar bewaard worden.

• De termijn gaat in vanaf het moment van de laatste wijziging in het dossier (dus meestal na afsluiting van de behandeling).

Bij minderjarigen (praktisch belangrijk verschil)
Omdat kinderen later nog rechten kunnen uitoefenen, wordt in de praktijk vaak ruimer gekeken. Bij het bereiken van de volwassen leeftijd kunnen ze inzicht hebben in hoe er gehandeld is.

Belangrijk praktisch uitgangspunt (veel gebruikt in de praktijk):
Het dossier moet in ieder geval bewaard blijven tot minimaal 20 jaar na het 18e levensjaar (dus tot ongeveer 38 jaar), óf 20 jaar na de laatste behandeling, afhankelijk van wat later is. Dit is geen letterlijke wet, maar een veilige interpretatie die vaak wordt gehanteerd.

Afwijken van de bewaartermijn

• Langer bewaren mag als dit nodig is (bijvoorbeeld bij terugkerende problematiek of juridische risico’s).
• Korter bewaren mag alleen op verzoek van de cliënt (vernietigingsverzoek), én als er geen zwaarwegend belang is om het dossier te behouden (bijv. bij mogelijke klachten/claims kan je weigeren).

Kort samengevat

• Standaard: 20 jaar bewaarplicht
• Bij minderjarigen: let op dat het dossier ook na meerderjarigheid nog beschikbaar is

Omgaan met verzoeken van derden
Wanneer je benaderd wordt door bijvoorbeeld Veilig Thuis, de Raad voor de Kinderbescherming of een jeugdbeschermer:

• Vraag altijd om het verzoek schriftelijk (per e-mail) aan te leveren.
• Verstrek geen informatie telefonisch.
• Je bent niet verplicht om informatie te verstrekken aan Veilig Thuis of de Raad voor de Kinderbescherming (meldrecht, geen meldplicht).
• Bij een verzoek van een jeugdbeschermer op basis van een rechterlijke uitspraak ben je wél verplicht informatie te verstrekken.

Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling
De meldcode werd stap voor stap behandeld, met aandacht voor:

• Het signaleren van mogelijke onveiligheid
• Het zorgvuldig doorlopen van de stappen van de meldcode
• Het documenteren van signalen en afwegingen
• Samenwerking met andere professionals

 

Conclusie
De bijscholing heeft bijgedragen aan het vergroten van kennis en bewustwording rondom dossiervorming, het juridisch kader en het toepassen van de meldcode. De opgedane inzichten ondersteunen therapeuten in het zorgvuldig, professioneel en verantwoord uitvoeren van hun werkzaamheden.

Met vriendelijke groet,
Annebet Nolen

Aandachtsfunctionaris meldcode NVPA